| Livros
Contábeis
Livros contábeis são aqueles utilizados
pelo setor de Contabilidade. Destinam-se à
escrituração contábil dos atos
e dos fatos administrativos que ocorrerem na empresa.
São os mais comuns:
1) livro Diário;
2) livro Razão;
3) livro Caixa;
4) livro Contas Correntes.
Além dos livros citados, as pessoas jurídicas
poderão estar sujeitas à manutenção/escrituração
de outros, tais como:
a) Livro Registro de Duplicatas (obrigatório
para toda empresa que adotar o regime de vendas ou
de prestação de serviços a prazo
com emissão de Faturas e Duplicatas);
b) Livro da Inspeção do Trabalho;
c) Livro de Registro de Empregados.
Livro Diário
É obrigatória a escrituração
do livro Diário, este encadernado numericamente,
e nele sendo lançados, dia a dia, diretamente
ou por reprodução, os atos ou operações
da atividade, ou que modifiquem ou possam vir a modificar
a sua situação patrimonial da pessoa
jurídica (RIR/99, art. 258).
Permite-se a escrituração resumida no
livro Diário, por totais que não excedam
ao período de um mês, relativamente a
contas cujas operações sejam numerosas
ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde
que utilizados livros auxiliares para registro individuado
e conservados os documentos que permitam sua perfeita
verificação.
Ressalte-se que no transporte dos totais mensais dos
livros auxiliares, para o Diário, deve ser
feita referência às páginas em
que as operações se encontram lançadas
nos livros auxiliares devidamente registrados.
É permitida a substituição do
livro tradicional por fichas, podendo as mesmas serem
apresentadas da seguinte forma:
a) contínuas, em forma de sanfona; e
b) soltas ou avulsas.
De qualquer forma, o Parecer Normativo CST 127/75
estatui ser obrigatória a adoção
de livro próprio para inscrição
do balanço, balancete e demonstração
dos resultados do exercício social.
As fichas devem obedecer aos mesmos princípios
que os do livro Diário, ou seja, seguindo-se
a ordem cronológica, de dia, mês e ano,
utilizando-se cada ficha até o seu total preenchimento,
somente passando-se para a ficha seguinte quando esgotada
a anterior, sem qualquer espaço em branco,
rasuras ou entrelinhas.
É admitida a escrituração resumida
de certas contas, atendendo a duas hipóteses:
a) contas para registro de operações
numerosas, ou
b) contas para registro de operações
realizadas fora do estabelecimento.
A primeira hipótese relaciona-se com a quantidade
das operações inscritas em determinadas
contas, cuja movimentação torna onerosa
sua escrituração individualizada no
Diário. Assim, desde que a empresa possua livros
auxiliares, em que se encontrem individualizadas tais
operações, como entre outros, os livros
Caixa, Registros de Entrada e Saída de Mercadorias,
Registro de Duplicatas etc., pode ser utilizada a
escrituração resumida, em que se transportam,
para o Diário somente os totais mensais, fazendo-se
referência das páginas em que as operações
se encontram lançadas nos livros auxiliares
devidamente registrados. Com relação
às contas estáticas e de movimentação
eventual, os lançamentos correspondentes devem
figurar no Diário com individuação
e clareza, de modo a permitir, em qualquer momento,
a perfeita identificação dos fatos descritos.
Os livros ou fichas do Diário, bem como os
livros auxiliares deverão conter termos de
abertura e de encerramento, e ser submetidos à
autenticação no órgão
competente do Registro do Comércio, e, quando
se tratar de sociedade simples, no Registro Civil
de Pessoas Jurídicas ou no Cartório
de Registro de Títulos e Documentos.
A Demonstração de Lucros ou Prejuízos
Acumulados, assim como o balanço e as demais
demonstrações contábeis de encerramento
do exercício, devem ser transcritas no livro
Diário, complementando-se com as assinaturas
do contabilista responsável e do titular ou
representante legal da entidade. Observe-se que igual
procedimento deve ser adotado quanto às demais
demonstrações contábeis elaboradas
por força de dispositivos legais, contratuais
ou estatutários.
Segundo a IN SRF 16/84, para fins de apuração
do lucro real, poderá ser aceita, pelos órgãos
da Secretaria da Receita Federal, a escrituração
do livro Diário autenticado em data posterior
ao movimento das operações nele lançadas,
desde que o registro e a autenticação
tenham sido promovidos até a data prevista
para a entrega tempestiva da declaração
de rendimentos do correspondente exercício
financeiro.
Livro Razão
Desde o ano-calendário de 1992, a tributação
com base no lucro real somente é admitida para
as pessoas jurídicas que mantêm, em boa
guarda e segundo as normas contábeis recomendadas,
livro ou fichas (Razão) utilizados para resumir
e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos
efetuados no Diário, mantidas as demais exigências
e condições previstas na legislação
(RIR/99, art. 259).
A escrituração deverá ser individualizada,
obedecendo à ordem cronológica das operações.
A não-manutenção do livro Razão,
nas condições determinadas, implicará
o arbitramento do lucro da pessoa jurídica.
No entanto, estão dispensados de registro ou
autenticação o livro Razão ou
suas fichas.
Livros Auxiliares
Os livros auxiliares, tais como o Caixa e Contas Correntes,
que também poderão ser escriturados
em fichas, têm dispensada sua autenticação,
quando as operações a que se reportarem
tiverem sido lançadas, detalhadamente, em livros
devidamente registrados (RIR/99, art. 258, §
5º).
Os livros auxiliares, adotados em razão da
natureza e volume das operações, devem
ser submetidos à autenticação
sempre que forem indispensáveis à clareza
e exatidão das transações contidas,
resumidamente, em livros obrigatórios (Solução
de Consulta SRRF/9ª RF 56/02).
Livro Registro de Duplicatas
O livro Registro de Duplicatas, facultativo para fins
do Imposto de Renda, é considerado obrigatório
face à Lei 5.474/68 (das Duplicatas).
No livro Registro de Duplicatas serão escrituradas,
cronologicamente:
• todas as duplicatas emitidas, com o número
de ordem, data e valor das faturas originárias
e data de sua expedição;
• nome e domicílio do comprador;
• anotações das reformas;
• prorrogações de prazo e outras
circunstâncias necessárias.
Livros Fiscais
A pessoa jurídica, além dos livros de
contabilidade previstos em leis e regulamentos, deverá
possuir os seguintes livros fiscais:
I – para registro de inventário;
II – para registro de entradas (compras);
III – de Apuração do Lucro Real
– Lalur;
IV – para registro permanente de estoque, para
as pessoas jurídicas que exercerem atividades
de compra, venda, incorporação e construção
de imóveis, loteamento ou desmembramento de
terrenos para venda;
V – de movimentação de combustíveis,
a ser escriturado diariamente pelo posto revendedor;
VI – de registro de saídas;
VII – registro de selo especial de controle
(livro comum apenas às empresas industriais);
VIII – registro de impressão de documentos
fiscais (livro obrigatório apenas para os estabelecimentos
gráficos);
IX – registro de utilização de
documentos fiscais e termos de ocorrência;
X – registro de apuração do IPI
(livro comum apenas às empresas industriais);
XI – registro de apuração do ICMS.
Livro Registro de Inventário
Este é o livro próprio para serem arrolados,
com especificações que facilitem sua
identificação, as mercadorias, os produtos
manufaturados, as matérias-primas, os produtos
em fabricação e os bens em almoxarifado
existentes na data do balanço patrimonial levantado
ao fim de cada período-base de incidência,
avaliados de acordo com as regras previstas na legislação
tributária (RIR/99, art. 261).
Também devem ser arrolados, separadamente,
as mercadorias, as matérias-primas, os produtos
intermediários, os materiais de embalagem,
os produtos acabados, os produtos em fase de fabricação
e os bens em almoxarifado, pertencentes ao estabelecimento,
e que se encontram em poder de terceiros, inclusive
os que estão em trânsito, a caminho de
estabelecimento da empresa, na data do balanço.
Não existe um modelo prescrito para o livro
Registro de Inventário exigido para fins do
Imposto de Renda, podendo a pessoa jurídica:
a) criar modelo próprio que satisfaça
as necessidades do seu
negócio;
b) adotar livro exigido por outra lei fiscal;
c) substituir o livro por série de fichas numeradas;
ou
d) adotar sistema de escrituração por
meio de processamento eletrônico de dados.
A pessoa jurídica deverá conservar em
ordem o livro Registro de Inventário, enquanto
não prescritas eventuais ações
que lhe sejam pertinentes, observado o seguinte:
a) ocorrendo extravio, deterioração
ou destruição do livro Registro de Inventário,
a pessoa jurídica deverá publicar, em
jornal de grande circulação do local
de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato
e dar minuciosa informação deste, dentro
de 48 horas, ao órgão competente do
Registro do Comércio;
b) a empresa que escriturar livros por meio de processamento
eletrônico de dados deverá, também,
observar as normas sobre manutenção
e apresentação de arquivos magnéticos
e documentação do sistema.
O Parecer Normativo CST 492/70 estabelece que não
prevalece o valor lançado nas notas fiscais
de transferência de produtos da fábrica
para seus depósitos abertos, para efeitos de
escrituração do registro de inventário.
Através do Parecer Normativo CST 500/70, ficou
estabelecido que a utilização de fichas
para registro de movimentação de estoques
não supre a exigência do livro Registro
de Inventário, o qual será mantido e
escriturado pela matriz, englobando os inventários
de todos os estabelecimentos da empresa.
Ainda o Parecer Normativo CST 216/71 aduz que os materiais
de embalagem integram os custos operacionais, devendo
o saldo não utilizado ser escriturado no registro
do inventário.
O inventário deve ser feito sem a redução
da parcela do ICMS inci-
dente nas compras, embora possa esta figurar em conta
destacada do
ativo, conforme Parecer Normativo CST 70/72.
O Parecer Normativo CST 127/75 dispõe que,
em regra geral, para efeitos do imposto de renda,
a pessoa jurídica que esteja sujeita à
tributação com base no lucro real deverá
possuir e escriturar o livro de inventário,
sob pena de ser tributada com base no lucro arbitrado,
pois, sendo o inventário do estoque existente
na data do balanço a principal peça
na apuração do lucro operacional, sua
inexistência, ou inexatidão, fará
com que o resultado apresentado não espelhe
o real e, portanto, não se presta à
determinação do verdadeiro lucro tributável.
Segundo a IN SRF 93/97, a pessoa jurídica que
se utilizar da
faculdade de suspensão ou redução
do pagamento do imposto mensal
estimado deve observar que:
a) para fins de determinação do resultado,
deverá promover, ao final de cada período
de apuração, levantamento e avaliação
de seus estoques, segundo a legislação
específica, dispensada a escrituração
do livro Registro de Inventário;
b) se possuir registro permanente de estoques, integrado
e coordenado com a contabilidade, somente estará
obrigada a ajustar os saldos contábeis, pelo
confronto com a contagem física, ao final do
ano-calendário ou do encerramento do período
de apuração, nos casos de incorporação,
fusão, cisão ou encerramento de atividade.
Lalur – livro de Apuração do Lucro
Real
Com previsão no art. 262 do RIR/99, a pessoa
jurídica deverá:
a) lançar os ajustes do lucro líquido
do período-base;
b) transcrever a demonstração do lucro
real;
c) manter os registros de controle de prejuízos
fiscais a compensar
em períodos-base subseqüentes, do lucro
inflacionário a realizar,
de depreciação acelerada, bem como dos
demais valores que devam influenciar a determinação
do lucro real de períodos-base futuros e não
constem na escrituração comercial;
d) manter os registros de controle dos valores excedentes
a serem utilizados no cálculo das deduções
nos períodos-base subseqüentes, dos dispêndios
com programa de alimentação ao trabalhador
e outros, previstos na legislação tributária.
O Lalur é dividido em Parte “A”,
onde encontram-se os ajustes do lucro líquido
(adições, exclusões ou compensações)
e a Parte “B”, onde se efetua o controle
de valores que devem influenciar na determinação
do lucro real e de períodos futuros e que não
constem da escrituração comercial.
É dispensada a autenticação e
registro do Lalur, no entanto, deve conter termos
de abertura e encerramento, assinados pelo representante
legal da empresa e pelo contabilista.
Através da IN SRF 11/96, temos que a demonstração
do lucro real relativa ao período abrangido
pelos balanços ou balancetes de suspensão
ou de redução da estimativa mensal do
imposto deverá ser transcrita no Lalur, observando-se
o seguinte:
a) a cada balanço ou balancete levantado para
fins de suspensão ou redução
do imposto de renda, o contribuinte deverá
determinar um novo lucro real para o período
em curso, desconsiderando aqueles apurados em meses
anteriores do mesmo ano-calendário;
b) as adições, exclusões e compensações,
computadas na apuração do lucro real,
correspondentes aos balanços ou balancetes,
deverão constar, discriminadamente, na Parte
“A” do Lalur, para fins de elaboração
da demonstração do lucro real do período
em curso, não cabendo nenhum registro na Parte
“B” do referido Livro;
c) a não-escrituração do Lalur,
até a data fixada para pagamento do imposto
do respectivo mês, implicará a desconsideração
do balanço ou balancete para efeito da suspensão
ou redução, ensejando o lançamento
do imposto pelo valor indevidamente reduzido ou suspenso.
Na Parte “B” do Lalur, concomitantemente
com os lançamentos de ajuste efetuados na Parte
“A” ou no final de cada período
de apuração, serão efetuados
os controles dos valores que devam influenciar a determinação
do lucro real de períodos de apuração
subseqüentes.
Lembre-se que, no caso de levantamento de balanços
ou balancetes para fins de suspensão ou redução
da estimativa mensal do imposto, não cabe nenhum
registro na Parte “B” do Lalur.
Ressalte-se que o Lalur é destinado a registrar
valores que, por sua natureza eminentemente fiscal,
não devam constar da escrituração
comercial. Assim, não pode ser utilizado para
suprir deficiências da escrituração
comercial (registrar despesas não constantes
da escrituração comercial ou insuficientemente
registradas).
Aspecto Temporal do Registro e Autenticação
Conforme já mencionado, para fins de apuração
do lucro real, o Fisco tem aceito a escrituração
do livro Diário autenticado em data posterior
ao movimento das operações nele lançadas,
desde que o registro e a autenticação
tenham sido promovidos até a data prevista
para a entrega tempestiva da declaração
de rendimentos do correspondente exercício
financeiro.
Sociedades Simples – Peculiaridade
Os livros obrigatórios e auxiliares das sociedades
simples serão submetidos à autenticação
no Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou no
Cartório de Registro de Títulos e Documentos.
(RIR/99, art. 258, § 4º, e Lei 10.406/02)
Sistema de Processamento Eletrônico de Escrituração
Conforme a IN SRF 86/01, as pessoas jurídicas,
exceto aquelas enquadradas no regime do Simples federal
(atual Simples Nacional), que utilizarem sistemas
de processamento eletrônico de dados para registrar
negócios e atividades econômicos ou financeiros,
escriturar livros ou elaborar documentos de natureza
contábil ou fiscal, ficam obrigadas a manter,
à disposição da SRF, os respectivos
arquivos digitais e sistemas, pelo prazo decadencial
previsto na legislação tributária.
As pessoas jurídicas, acima identificadas,
quando solicitadas pelos Auditores Fiscais do Tesouro
Nacional, apresentarão os arquivos magnéticos
contendo informações relativas aos seus
negócios e atividades econômicas, de
forma clara e completa no que se refere a:
I – registros contábeis;
II – fornecedores e clientes;
III – documentos fiscais;
IV – comércio exterior;
V – controle de estoque e registro de inventário;
VI – relação insumo/produto;
VII – controle patrimonial;
VIII – folha de pagamento.
A apresentação dos arquivos e sistemas,
quando solicitada pela autoridade administrativa,
deverá ocorrer no prazo de 20 dias.
A pessoa jurídica, usuária de sistema
de processamento de dados deverá manter documentação
técnica completa e atualizada do sistema, suficiente
para possibilitar a sua auditoria, facultada a manutenção
em meio magnético, sem prejuízo da sua
emissão gráfica, quando solicitada.
A não-observância das formas de armazenamento,
elaboração e apresentação
dos arquivos magnéticos correspondentes ao
sistema de processamento de dados da escrituração,
sujeitará o contribuinte às seguintes
penalidades:
I – multa de 0,5% do valor da receita bruta
da pessoa jurídica no período, quando
não atendida a forma em que devam ser apresentados
os registros e respectivos arquivos;
II – multa de 5% sobre o valor da operação
correspondente, quando houver omissão ou prestação
incorreta das informações solicitadas;
III – multa equivalente a 0,2% por dia de atraso,
calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica
no período, até o máximo de 1%
dessa, aos que não cumprirem o prazo estabelecido
para apresentação dos arquivos e sistemas.
Para fins de aplicação das multas, o
período compreende o ano-calendário
em que as operações foram realizadas.
Escrituração Contábil –
Forma Eletrônica
Segundo a Resolução CFC 1.020/05 (alterada
pela Resolução CFC 1.063/05), foram
aprovadas as formalidades da escrituração
contábil em forma eletrônica e a sua
certificação digital, sua validação
perante terceiros, manutenção dos arquivos
e responsabilidade de contabilista.
A resolução em tela estabelece que a
expressão “em forma contábil”
contida nas NBC (Normas Brasileiras de Contabilidade)
deve conter, no mínimo:
a) data do registro contábil, ou seja, a data
em que o fato contábil ocorreu na entidade;
b) conta(s) devedora(s);
c) conta(s) credora(s);
d) histórico que represente o verdadeiro significado
da transação ou código de histórico
padronizado, neste caso baseado em
tabela auxiliar, inclusa em livro próprio;
e) valor do registro contábil;
f) número o lançamento para identificar,
de forma unívoca todos os registros eletrônicos
que integram um mesmo lançamento contábil.
O registro contábil deve conter o número
de identificação do lançamento
relacionado ao respectivo documento de origem externa
ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem
ou evidenciem fatos e a prática de atos administrativos.
Na escrituração contábil em forma
eletrônica, o lançamento contábil
deve ser efetuado com:
a) um registro a débito e um registro a crédito,
ou
b) um registro a débito e vários registros
a crédito, ou
c) vários registros a débito e um registro
a crédito, ou
d) vários registros a débito e vários
registros a crédito.
Os documentos em papel podem ser digitalizados e armazenados
em meio eletrônico ou magnético, desde
que assinados e autenticados, conforme segue:
a) os documentos digitalizados devem ser assinados
pela pessoa física ou jurídica responsável
pelo processo de digitalização, pelo
contabilista responsável e pelo empresário
ou sociedade empresária que utilizarão
certificado digital expedido por entidade devidamente
credenciada pela ICP – Brasil;
b) os documentos digitalizados, contendo assinatura
digital de contabilista, do empresário ou da
sociedade empresária e da pessoa física
ou jurídica responsável pelo processo
de digitalização, devem ser apresentados
aos serviços notariais para autenticação
nos termos da lei.
A escrituração contábil em forma
eletrônica e as emissões de livros, relatórios,
peças, análises, mapas demonstrativos
e demonstrações contábeis são
de atribuição e responsabilidade exclusiva
de contabilista legalmente habilitado com registro
ativo em Conselho Regional de Contabilidade e devem
conter certificado e assinatura digital do empresário
ou da sociedade empresária e de contabilista.
O Balanço Patrimonial e demais demonstrações
contábeis de
encerramento de exercício devem ser inseridos
no livro Diário Eletrônico, completando-se
com as assinaturas digitais de contabilista legalmente
habilitado com registro ativo em Conselho Regional
de Contabilidade e do empresário ou da sociedade
empresária.
O Livro Diário e o Livro Razão constituem
registros permanentes da entidade e, quando escriturados
em forma eletrônica, serão constituídos
por um conjunto único de informações
das quais eles se originam.
No livro Diário Eletrônico, devem ser
registradas todas as operações relativas
às atividades da entidade, em ordem cronológica,
com individualização, clareza e caracterização
do documento respectivo, dia a dia, por digitação
direta ou reprodução digitalizada.
A entidade deve adotar requisitos de segurança
compatíveis com o processo de certificação
digital regulamentado pela ICP – Brasil ou submetê-los
aos serviços notariais quando imprimir livros,
demonstrações, relatórios e outros
documentos a partir da escrituração
contábil em forma eletrônica, que contenham
assinaturas e certificados digitais, para fazer fé
perante terceiros.
O livro Diário Eletrônico, contendo certificado
e assinatura digital de contabilista legalmente habilitado
e com registro ativo em Conselho Regional de Contabilidade
e do empresário ou da sociedade empresária,
deve ser submetido ao Registro Público competente.
O contabilista deve tomar as medidas necessárias
para que o empresário ou a sociedade empresária
armazene em meio eletrônico ou magnético,
seguindo o Leiaute Brasileiro de Contabilidade previsto
na Resolução CFC 1.061/05, devidamente
assinados, digitalmente, os documentos, os livros
e as demonstrações referidos nesta Norma,
visando a sua apresentação de forma
integral, nos termos estritos das respectivas leis
especiais ou em juízo quando previsto em lei.
Livros Sociais
Livros Sociais são os livros exigidos pela
Lei das Sociedades por Ações (Lei 6.404/76).
São os mais comuns:
1. livro de Registro de Ações Nominativas;
Este livro serve para inscrição, anotação
ou averbação:
a) do nome do acionista e do número de suas
ações;
b) das entradas ou prestações de capital
realizado;
c) das conversões de ações, de
uma em outra espécie ou classe;
d) do resgate, reembolso e amortização
das ações, ou de sua aquisição
pela companhia;
e) das mutações operadas pela alienação
ou transferência de ações;
f) do penhor, usufruto, fideicomisso, da alienação
fiduciária em garantia ou de qualquer ônus
que grave as ações ou obste sua negociação.
2. livro de Registro de Ações Endossáveis;
3. livro de Transferências de Ações
Nominativas;
Nota: Os termos de transferência devem ser assinados
pelo cedente e pelo cessionário ou seus legítimos
representantes.
4. livro de Registro de Partes Beneficiárias
Nominativas;
5. livro de Registro de Partes Beneficiárias
Endossáveis;
6. livro de Atas das Assembléias Gerais;
7. livro de Presença de Acionistas;
8. livro de Atas das Reuniões do Conselho de
Administração;
9. livro de Atas das Reuniões da Diretoria;
10. livro de Atas e Pareceres do Conselho Fiscal.
Estabelece a Instrução Normativa DNRC
54/96 que os livros sociais das sociedades anônimas
devem ser revestidos das mesmas formalidades legais
exigidas para os livros mercantis obrigatórios,
tais como:
I – ter suas folhas seqüencialmente numeradas;
II – tipograficamente, no caso de livros ou
conjunto de fichas ou folhas soltas;
III – conter termos de abertura e de encerramento
apostos, respectivamente, no anverso da primeira e
no verso da última ficha ou folha numerada;
IV – ser submetido à autenticação
da Junta Comercial.
De conformidade com o art. 104 da Lei 6.404/76, a
sociedade anônima é responsável
pelos prejuízos que causar aos interessados
por vícios ou irregularidades verificados nos
registros relativos aos valores mobiliários
emitidos.
A companhia responde por perdas e danos causados aos
interessados advindos de erros ou irregularidades
no serviço de ações escriturais,
cabendo a esta, entretanto, direito de regresso contra
a instituição depositária.
Reza o art. 105 do mesmo diploma legal, que a exibição
por inteiro dos livros da companhia pode ser ordenada
judicialmente sempre que, a requerimento de acionistas
que representem pelo menos, 5% do capital social sejam
apontados atos violadores da lei ou do estatuto, ou
haja fundada suspeita de graves irregularidades praticadas
por qualquer dos órgãos da companhia.
Com a redação dada pelo art. 2º
da Lei 10.303, de 31.10.2001, o
art. 291 da Lei 6.404/76, dispõe que a Comissão
de Valores Mobiliários poderá reduzir,
mediante fixação de escala em função
do valor do capital social, a porcentagem mínima
aplicável às companhias abertas exposta
acima.
Extravio, Deterioração ou Destruição
de Livros
Ocorrendo extravio, deterioração ou
destruição de livros, fichas, documentos
ou papéis de interesse da escrituração,
a pessoa jurídica fará publicar, em
jornal de grande circulação do local
de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato
e deste dará minuciosa informação,
dentro de quarenta e oito horas, ao órgão
competente do Registro do Comércio, remetendo
cópia da comunicação ao órgão
da Secretaria da Receita Federal de sua jurisdição.
Conservação dos Livros e Documentos
O art. 264 do Decreto 3.000/99 estabelece que a pessoa
jurídica é obrigada a conservar em ordem,
enquanto não prescritas eventuais ações
que lhes sejam pertinentes, os livros, documentos
e papéis relativos a sua atividade, ou que
se refiram a atos ou operações que modifiquem
ou possam vir a modificar sua situação
patrimonial.
Ocorrendo extravio, deterioração ou
destruição de livros, fichas, documentos
ou papéis de interesse da escrituração,
a pessoa jurídica fará publicar, em
jornal de grande circulação do local
de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato
e deste dará minuciosa informação,
dentro de 48 horas, ao órgão competente
do Registro do Comércio, remetendo cópia
da comunicação ao órgão
da Secretaria da Receita Federal de sua jurisdição.
Os comprovantes da escrituração da pessoa
jurídica, relativos a fatos que repercutam
em lançamentos contábeis de exercícios
futuros, serão conservados até que se
opere a decadência do direito de a Fazenda Pública
constituir os créditos tributários relativos
a esses exercícios.
Através da Lei 9.532/97, art. 82, I, “n”,
ficou revogado o art. 39 da Lei 9.430/96 que previa
o arbitramento do valor das operações
nas hipóteses de perda ou extravio de livros
ou documentos, caso não fosse possível
reconstituir a escrituração.
Escrituração como Prova a Favor do Contribuinte
Amparando-se no art. 923 do Decreto 3.000/99 –
Regulamento do Imposto de Renda (RIR/99), temos que
a escrituração mantida com observância
das disposições legais faz prova a favor
do contribuinte dos fatos nela registrados e comprovados
por documentos hábeis, segundo sua natureza,
ou assim definidos em preceitos legais.
Como regra, cabe à autoridade administrativa
a prova da inveracidade dos fatos registrados com
observância do disposto acima.
Saliente-se que há inversão do ônus
da prova nos casos em que a lei, por disposição
especial, atribua ao contribuinte o ônus da
prova de fatos registrados na sua escrituração.
Escrituração das microempresas e empresas
de pequeno porte
As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional (Lei
Complementar 123/06) deverão adotar para os
registros e controles das operações
e prestações por elas realizadas:
I – Livro Caixa, no qual deverá estar
escriturada toda a sua movimentação
financeira e bancária;
Nota: Observe-se que a apresentação
da escrituração contábil, principalmente
do Livro Diário e do Livro Razão, dispensa
a apresentação do Livro Caixa.
II – Livro Registro de Inventário, no
qual deverão constar registrados os estoques
existentes no término de cada ano-calendário,
quando contribuinte do ICMS;
III – Livro Registro de Entradas, modelo 1 ou
1-A, destinado à escrituração
dos documentos fiscais relativos às entradas
de mercadorias ou bens e às aquisições
de serviços de transporte e de comunicação
efetua-
das a qualquer título pelo estabelecimento,
quando contribuinte do ICMS;
IV – Livro Registro dos Serviços Prestados,
destinado ao registro dos documentos fiscais relativos
aos serviços prestados sujeitos ao ISS, quando
contribuinte do ISS;
V – Livro Registro de Serviços Tomados,
destinado ao registro dos documentos fiscais relativos
aos serviços tomados sujeitos ao ISS;
VI – Livro de Registro de Entrada e Saída
de Selo de Controle, caso exigível pela legislação
do Imposto sobre Produtos Industrializados –
IPI.
Observe-se que os livros obrigatórios podem
ser dispensados, no todo ou em parte, pelo ente tributante
da circunscrição fiscal do estabelecimento
do contribuinte, respeitados os limites de suas respectivas
competências.
O empreendedor individual com receita bruta acumulada
no ano de até R$ 36.000,00 fica dispensado
das obrigações de escriturar os livros
contábeis e fiscais.
Além dos livros citados, serão utilizados:
I – Livro Registro de Impressão de Documentos
Fiscais, pelo
estabelecimento gráfico para registro dos impressos
que confeccionar para terceiros ou para uso próprio;
II – Livros específicos pelos contribuintes
que comercializem combustíveis;
III – Livro Registro de Veículos, por
todas as pessoas que interfiram habitualmente no processo
de intermediação de veículos,
inclusive como simples depositários ou expositores.
O ente tributante que adote sistema eletrônico
de emissão de documentos fiscais ou recepção
eletrônica de informações poderá
exigi-los de seus contribuintes optantes pelo Simples
Nacional, observando os prazos e formas previstos
nas respectivas legislações.
Os livros e documentos fiscais serão emitidos
e escriturados nos termos da legislação
do ente tributante da circunscrição
do contribuinte, com observância do disposto
nos Convênios e Ajustes Sinief que tratam esse
tema, especialmente os Convênios Sinief s/n.
de 15.12.1970, e 06, de 21.02.1989.
Tal disposição não se aplica
aos livros e documentos fiscais relativos ao ISS.
As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional ficam
obrigadas ao cumprimento das obrigações
acessórias previstas nos regimes especiais
de controle fiscal, quando exigíveis pelo respectivo
ente tributante.
Os documentos fiscais relativos a operações
ou prestações realizadas ou recebidas,
bem como os livros fiscais e contábeis, deverão
ser mantidos em boa guarda, ordem e conservação
enquanto não decorrido o prazo decadencial
e não prescritas eventuais ações
que lhes sejam pertinentes.
Note-se que as microempresas e empresas de pequeno
porte ficam sujeitas a outras obrigações
acessórias a serem estabelecidas pelo Comitê
Gestor de Tributação, com características
nacionalmente uniformes, vedado o estabelecimento
de regras unilaterais pelas unidades políticas
partícipes do sistema.
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